Cara Menyusun KPI Karyawan secara Benar dan Efektif

Pekerjaan menuntut seseorang untuk bisa bekerja secara tim maupun individu. Pembentukan tim seringkali dilaksanakan dalam rangka mencapai target yang besar. Pencapaian target akan membuat perusahaan semakin berkembang maju. Dalam proses pelaksanaan pasti pernah mendengarkan Key Performance Indicator (KPI). Apabila Anda sedang memiliki keperluan dalam penyusunan KPI maka dapat menyimak ulasan sampai selesai. Ulasan kali ini akan membahas tentang cara menyusun KPI Karyawan.

Pengertian KPI Karyawan

Dalam dunia bisnis sering menyebutkan terminology KPI. Pengertian dari KPI adalah indicator untuk menjadi acuan perkembangan dari hasil yang ditargetkan. Menurut Banerjee dan Buoti, definisi dari KPI merupakan ukuran yang didasarkan atas berskala maupun kuantitatif dan akan digunakan untuk mencapai target perusahaan.

KPI dapat dimanfaatkan untuk melihat perkembangan tren yang nantinya berguna dalam pengambilan keputusan. Menggunakan KPI akan mampu mengukur secara obyektif apakah suatu strategi dan pelaksanaan sudah efektif demi tercapainya target.

Pengukuran performa pada KPI dapat dibagi berdasarkan harian, mingguan, maupun bulanan. Penentuan dari skala waktunya dilakukan oleh pihak manajemen. Apabila terdapat efektivitas yang masih rendah demi tercapainya target maka perlu diambil keputusan yang baru.

Bermacam-Macam Poin Saat Menyusun KPI

Seorang manajer perlu memahami bahwa tersedia banyak poin yang perlu ada sewaktu menyusun KPI karyawan. Misalkan saja goals, objektif perusahaan, posisi perusahaan, menentukan target jangka panjang dan pendek. Masing-masing dari poin penting akan dijelaskan lebih terperinci berikut.

Slide1

Goals Serta Objektif Perusahaan

Goals atau target merupakan tujuan yang diinginkan oleh suatu organisasi dan menyangkut bisnis. Target selalu memiliki tenggat waktu pencapaian. Demi bisa mencapai apa yang menjadi tujuan diperlukan langkah-langkah khusus yang disebut objectives. Karyawan perlu menganalisa seluruh metode dan berfikir secara kreatif untuk bisa mencapai tujuan.

Contoh permasalahan adalah suatu perusahaan berkeinginan meningkatkan jumlah penjualan. Maka setiap karyawan perlu memikirkan caranya apakah harus mencari konsumen perorangan atau melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Langkah yang diambil akan selalu berpengaruh terhadap daya saing. Bahkan karyawan yang bertugas juga harus selalu berpikir mengenai caranya memperbaiki hubungan dengan konsumen.

Manajer yang memimpin suatu tim harus menyampaikan apa yang menjadi goals dan objectives. Pemberitahuan membantu setiap karyawan berinovasi juga dan mencoba pemikiran out of the box.

Posisi Perusahaan

Hampir seluruh kegiatan bisnis yang eksis di masa kini punya kompetitor. Manajer perlu menganalisa posisi perusahaan saat ini demi bisa memetakan posisi perusahaan dalam bersaing dengan kompetitor. Informasi yang sudah dianalisa perlu coba disampaikan ke seluruh karyawan.

Ketika karyawan sudah paham maka mereka bisa bekerja untuk fokus terhadap target yang sudah diberikan. Karyawan yang bertugas juga akan mencari tahu tentang langkah apa yang harus mereka tempuh masing-masing agar mempercepat pencapaian ke target.

Susun Target Jangka Panjang dan Pendek

Setiap target bisnis harus dirancang secara jangka pendek dan panjang. Jangka pendek mencakup kisaran Waktu 3 tahun. Beberapa target jangka pendek yang dimaksud yakni penutupan biaya perusahaan. Sedangkan jangka panjang adalah target yang mencakup 10 tahun sampai 15 tahun mendatang. Beberapa hal yang menyangkut perencanaan jangka panjang adalah ekspansi dan profit perusahaan. Kepuasaan pelanggan masuk dalam goals jangka panjang suatu perusahaan.

Review Target Tim

Pembicaraan mengenai goal dilakukan bersama dan tidak hanya diberikan oleh manajer. Brainstorming bersama justru terkadang bisa memberikan hasil yang baik. Pengulasan bersama ini juga memungkinkan adanya transparansi karena tim terlibat bersama. Review yang dilakukan bersama juga mampu meningkatkan motivasi.

Bekerjasama bersama tim juga bisa mendatangkan ide kolaborasi dan berbagi tanggung jawab. Sedangkan perkembangan dari langkah yang sudah diambil akan dipantau berkala. Peninjauan juga dilakukan dengan menilai pesaing bisnis. Jika terdapat strategi yang tidak berjalan lancar juga perlu dianalisa bersama. Apabila target yang diberikan terlalu ambisius maka juga bisa dilakukan proses revisi.

Cara Menyusun KPI Karyawan

Hampir sebagian besar karyawan pernah mengeluh betapa sulitnya merancang KPI. Terlebih lagi hasilnya akan berpengaruh terhadap performa tim. Terdapat beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk menyusun KPI.

Identifikasi Kinerja Bisnis

Pahami dahulu terhadap proyek yang ingin dikerjakan. Tentukan arah maupun tujuan yang ingin dicapai. Hal ini mirip dengan mengukur pendakian gunung. Kemudian rute mana yang akan dipilih pendaki untuk bisa sukses sampai ke puncak gunung.

Penetapan Tolak Ukur Performa

Langkah selanjutnya yang perlu dilakukan dalam penyusunan KPI adalah menetapkan tolak ukur performa. Setiap perkembangan step by step harus dicantumkan. Tolak ukur ini nantinya akan menjadi cara mengukur performa sudah baik atau masih buruk. Manajer akan melihat kinerja tim sudah baik atau belum dari tolak ukur tersebut.

Perbandingan Performa Terkini dengan Target

Pada poin sebelumnya tolak ukur sudah dibuat dan semua tim bersama manajer bisa membandingkan dengan performa yang sudah ada. Bersama-sama perlu memecah target menjadi tujuan kecil. Semua tim yang bertugas perlu menganalisa apakah kinerja yang ada sekarang memungkinkan dalam pencapaian tujuan-tujuan kecil tersebut.

Peninjauan Perubahan terhadap Kinerja

Seluruh tim yang bertugas menyusun KPI baru perlu meninjau KPI lama. Apakah tim sebelumnya menyusun KPI yang terlalu ambisius dan mampu mencapainya? Bagaimanapun diperlukan analisa dan langkah yang baru setiap kali akan merancang KPI baru. Analisa yang dilakukan harus lebih realistis dan disesuaikan terhadap perkembangan kompetitor juga. Jika KPI yang lama memberikan pencapaian 120% itu artinya produktivitas dari komponen tim sudah baik.

Slide1